5 listopada 2016

Jakich danych pracodawca może żądać od pracownika w procesie rekrutacji oraz w trakcie trwania stosunku pracy?



W trakcie poszukiwania pracy oraz procesu rekrutacyjnego zarówno pracodawcy, jak i pracownicy chcą uzyskać o sobie nawzajem, jak najwięcej informacji, które mają im pomóc w podjęciu właściwej decyzji odnośnie nawiązania stosunku pracy.  
 O ile w przypadku pracownika poszukującego informacji o swoim potencjalnym przyszłym pracodawcy, brak jest szczegółowego uregulowania tej kwestii w przepisach prawa, to żądanie przez pracodawcę od osoby starającej się o pracę lub zatrudnionej jest już ściśle uregulowane w przepisach.

Zgodnie z art. 22(1) kodeksu pracy:
" Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) imiona rodziców;
3) datę urodzenia;
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);
5) wykształcenie;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Wskazane w kodeksie pracy dane możemy uznać, jako podstawowe i w rzeczywistości niezbędne dane umożliwiające prowadzenie procesu rekrutacyjnego przez pracodawcę.
Bardziej szczegółowe (równie istotne) informacje, których może żądać pracodawca od pracownika, znajdziemy w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej (obecnie Ministra właściwego do spraw pracy) - Dz. U. 1996, nr 62 poz. 286.

Znajdziemy w nim następujące informacje;
1. Pracodawca może żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie złożenia następujących dokumentów:
1)  1  wypełnionego kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie,
2) 2 świadectw pracy z poprzednich miejsc pracy lub innych dokumentów potwierdzających okresy zatrudnienia, obejmujących okresy pracy przypadające w roku kalendarzowym, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie,
3) dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania oferowanej pracy,
4) 3 świadectwa ukończenia gimnazjum - w przypadku osoby ubiegającej się o zatrudnienie w celu przygotowania zawodowego,
5)  orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku,
6)  innych dokumentów, jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.
2. 4   Osoba ubiegająca się o zatrudnienie może dodatkowo przedłożyć dokumenty potwierdzające jej umiejętności i osiągnięcia zawodowe, świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia, obejmujące okresy pracy przypadające w innym roku kalendarzowym niż rok, w którym pracownik ubiega się o zatrudnienie oraz dokumenty stanowiące podstawę do korzystania ze szczególnych uprawnień w zakresie stosunku pracy.
2a. 5 Pomocniczy wzór kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie stanowi załącznik nr 1 do rozporządzenia.
2b. 6 Pracodawca może żądać od pracownika złożenia kwestionariusza osobowego w przypadkach, o których mowa w art. 221 § 2 Kodeksu pracy.

Należy pamiętać, że pracodawca wskazane powyżej dokumenty przechowuje w aktach pracowniczych w formie odpisów lub kopii. Oryginałów pracodawca może żądać jedynie do wglądu w celu potwierdzenia ich prawdziwości lub sporządzenia odpisu lub kopii.

Jakich danych osobowych, może żądać pracodawca od osoby już zatrudnionej?
Przede wszystkim może żądać podania:
- numeru PESEL,
- imion, nazwisk i dat urodzenia dzieci pracownika, o ile podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Pracodawca może żądać także podania innych danych jeżeli wymagają tego odrębne przepisy. Mogą być to informacje uzyskane o osobie zgromadzone w Krajowym Rejestrze Karnym co do karalności. Dla przykładu w ustawie z dnia 21.11.2008 r. o służbie cywilnej (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 1345 ze zm.) wymagane jest od kandydata do służby cywilnej udowodnienie niekaralności za przestępstwa umyślne. Zgodnie z art. 6 pkt 10 ustawy z 24.5.2000 r. o Krajowym Rejestrze Karnym (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 1036 ze zm.), pracodawcy mają prawo domagać się dostarczenia informacji o osobach, których dane są zgromadzone w tym rejestrze.

Pracodawca nie może żądać od pracownika podania numeru NIP jeżeli pracownik nie prowadzi działalności gospodarczej lub nie jest zarejestrowanym podatnikiem podatku VAT. Do tej pory pracodawca jako płatnik mógł żądać od pracownika podania numeru NIP. Jednak od 1 września 2011r. w związku ze zmianą przepisów ustawy z dnia 13 października 1995r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników jest to zabronione. Wynika to z tego, że dla osób nie prowadzących działalności gospodarczej oraz niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku VAT, numerem identyfikacji podatkowej jest ich numer PESEL.

Pracodawca tylko za zgodą pracownika, może przetwarzać i wykorzystywać wizerunek pracownika np. jego zdjęcie umieszczane na stronie internetowej lub blogu firmy. Należy pamiętać że pracownik może wycofać zgodę na publikowanie swojego wizerunku. Zgodnie z art. 7 pkt 5 ustawy o ochronie danych osobowych, pracownik ma prawo odwołać wyrażoną zgodę w każdym czasie.

Problem zgody pracownika na wykorzystanie jego danych osobowych, innych niż te wymienione w art. 221 k.p. jest w rzeczywistości problematyczny. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z dnia 1 grudnia 2009 r. sygn. I OSK 249/09 stwierdził, że: Uznanie faktu wyrażenia przez pracownika zgody na przetwarzanie jego danych (art. 23 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, Dz.U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926 ze zm.) za okoliczność legalizującą pobranie od pracownika innych danych niż wskazane w art. 221 Kodeksu pracy stanowiłoby naruszenie tego przepisu Kodeksu pracy.

NSA zwracał uwagę przede wszystkim na konieczność ochrony pracownika jako osoby zależnej od pracodawcy, znajdującej się w gorszym położeniu. Wyrażona na prośbę pracodawcy pisemna zgoda pracownika, na pobranie i przetworzenie jego danych osobowych, narusza prawa pracownika i swobodę wyrażenia przez niego woli.

Pomimo że sprawa którą rozstrzygał NSA dotyczył wykorzystania przez pracodawcę danych biometrycznych (odcisków palców do kontroli czasu pracy) to problem dotyczy także pozostałych danych pracownika gromadzonych przez pracodawcę. Z tego powodu zasadnym jest szczegółowe określenie zasad gromadzenia danych pracownika, tylko tych niezbędnych dla procesu rekrutacji oraz zatrudnienia.

Takie podejście pozwoli zaoszczędzić pracodawcy niepotrzebnych zmartwień w trakcie ewentualnej kontroli Państwowej Inspekcji Pracy. Problem pojawia się na przykład w trakcie wykonania kserokopii dowodu osobistego pracownika, na którym znajdują się takie dane jak kolor oczu czy wzrost. W przeważającej ilości przypadków takie dane, nie są pracodawcy potrzebne, a nie znajdują się w katalogu danych o których mowa w art. 221 k.p. Stąd ich przetwarzanie i przechowywanie nie jest dozwolone. Z tego powodu warto zweryfikować dane pracowników znajdujące się w ich aktach osobowych.

Pracodawca, który w sposób nieprawidłowy gromadzi i przetwarza dane osobowe pracowników naraża się na odpowiedzialność karną. Rozdział 8 ustawy o ochronie danych osobowych zawiera szczegółowy katalog kar. Przeważnie będzie to grzywna lecz może być zastosowana także kara ograniczenia wolności a nawet pozbawienia wolności do roku. Warto wspomnieć, że w zakresie ochrony danych osobowych Państwowa Inspekcja Pracy oraz Generalny Inspektor Ochrony Danych Osobowych podpisały porozumienia z dnia 14 grudnia 2012r., które określa zasady współdziałania PIP i GIODO w realizacji ustawowych zadań obu instytucji mających na celu poprawę skuteczności działań na rzecz przestrzegania przepisów o ochronie danych osobowych w stosunkach pracy. Stąd naruszenie ww. zasad może skutkować także nałożeniem grzywny za naruszenie przepisów prawa pracy.

The above article in Polish relates to capability to disclose a personal data of a person who applying for a job and a personal data of an employee by employer.


Brak komentarzy:

Prześlij komentarz